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项目管理

浅谈施工企业如何加强项目办公室工作

发表时间:2018-03-20 16:12:56 作者:程燕 来源:[原创]黎湛项目部 阅读次数:202

摘要:施工企业主要是以企业的派出机构形式在战略区域开展经营工作,而项目办公室则是为施工企业完成经营工作所设置的机构,其工作的重要性显而易见,这就要求施工企业必须加强对项目办公室工作的重视。因此,本文主要对施工企业如何加强项目办公室工作进行了详细分析。
关键词:施工企业;加强;项目办公室工作

、项目办公室工作面临的困难
1.项目办公室人员配置少
缺乏核心的工作内容,导致施工企业认为办公室的工作难度并不大,因而人员配备较少,这就使得繁多的事务在处理上遇到一些困境。
2.项目办公室工作的综合性强
办公室承担着诸多繁杂琐碎的事务,收发文件、报道宣传、党群日常事务等,该部门的任务繁杂、服务对象范围广、没有核心的工作内容,其主要是为整个工作单位服务,要把庞杂的事务干好难度较高。
3.项目办公室工作业绩不明显
办公室缺乏核心竞争力、没有明确的工作主题,通常都在处理琐碎的事务,这就使得该部门的业绩很难度量和体现出来,因而在不容易合理评定业绩,这可能会在一定程度上影响员工的工作热情和办事效率。
4.项目办公室工作人员能力相对较低
办公室的工作内容通常没有太多技术上的要求,这就使得该部门在招收员工时,大多是年轻的、工作经验不丰富的人,因而在管理日常事务时缺乏全面的考虑、管理能力较弱。
、施工企业加强项目办公室工作的有效途径
1.构建一支高素质、高能力的工作队伍
与时俱进,打破传统思维方式束缚         
思想的高度决定了发展的程度。随着时代的变化,思维方式必须要适应发展的需要。面对日新月异的社会改革变化,作为项目办公室队伍,必须与时俱进,能够吐故纳新,解放思想,实现思维方式的转变,积极适应新形势,解决新问题。
找准方向,贴近项目管理实际
随着企业发展的新形势、新工作、新任务,作为项目部起着枢纽与桥梁作用的办公室工作,担子更重,责任更大,要求更高,亦即对办公室主任提出了更高的要求。这就需要在工作中找准工作基点,使业务工作更加贴近项目一线实际。
掌握方法,转变办公室工作方式
作为项目办公室队伍,其工作要求事无巨细,要想将每一项业务工作高效优质的完成,就必须要掌握正确的工作方法,并根据事物变化,随着调整自身工作方式,实现办公室系统的自我革新。具体要在把握好三点:其一,把握好自身工作定位;其二,把握好事物轻重缓解;其三,把握好办公室工作内功修炼。
2.发挥信息站作用,帮助施工企业正确决策
由于项目数量多、分布广,管理很不方便。项目办公室就如同一台机器上联结各个部分的扣件,为保证政令畅通和信息的及时反馈,发挥着重要的作用。大部分电话、信件、传真、电子邮件等信息,都通过项目办公室中转,实现对上、对下的有效沟通。在各个项目办公室建立信息站点,利用现代化网络技术,把信息的触角伸向施工一线,收集、筛选、整理有价值的信息。在信息报送中实行日报和重要事项第一时间报送制度,挑选素质高、责任心强的同志专门负责,以实现机关对项目的有效监督和控制,同时也使机关及时准确地了解和掌握施工一线的信息,更好地指导施工生产,为企业决策提供强有力的信息支持。
3.借鉴他人经验, 提升管理能力、效率和水平
项目办公室多为综合型办公室,职能较多,工作任务繁重,所以,办公室人员要具备多方面的才能。除秘书专业知识外,还应懂得相关的法律法规、公共关系、计算机应用等知识;另外,还应具备较强的办事能力、组织协调能力、调查研究能力和信息处理能力,具备一定的政策理论水平。只有具备这些知识和能力,才能保质保量完成各项任务,协调好与地方的关系,与机关保持信息畅通,确保各项工作正常运转。在办公室队伍的建设中,可以接收一部分应届毕业生充实到基层办公室队伍,或者通过送外培训和内部帮带的方式,培养一批精通业务、人员相对固定的文秘队伍。其一,综合办公室工作人员要学习内部领导、员工的工作态度和相关知识,每个人身上都有值得学习的地方。树立长远眼光,善于从他人身上借鉴经验,不断夯实自己的知识、技能,加强自身综合能力和综合素养。其二,新形势给办公室工作人员提出新的挑战,办公室人员担负着辅助领导决策的职责,而综合办公室的业务范围广、工作多,这就要求他们广泛涉猎多方面的知识,不断补充知识、更新知识、提升管理业务的能力,不仅学习理论,更要学习实际操作方面的知识和技能,将理论和时间相结合,以提升分析问题、解决问题的能力。
4.规范项目办公室基础工作,提高项目管理水平
项目办公室的工作性质决定了其是联系各部门的纽带,其工作质量会直接影响项目的整体管理水平。一些常规性的工作,看似简单而平凡,但不能有半点疏忽和怠慢。公文是单位间交流、沟通的重要工具,具有极强的权威性和严肃性,所以,行文时一定要按公文处理规章的要求办理,严格审批、签发手续,注意文件内容的真实性、可行性及文种格式等。印章的使用要规范,必须先审批文件,而后才能使用,并进行详实的登记,确保印章保管和使用的安全合法,从源头上防止有损企业利益的行为发生。项目用车要实行派车单制度,确保行车安全,控制油料消耗。建立健全项目值班制度,做好电话记录和交接班工作,保证项目安全和信息畅通。充分发挥项目办公室的服务功能和协调功能,促进项目整体功能的发挥,提高项目管理水平。提高素质,规范行为,发挥好窗口作用,对于施工企业来说,施工是企业的主战场,项目办公室就是企业与社会进行广泛交流的重地。办公室人员要树立良好的职业道德和行为规范,在与外界的交往中讲究企业交际礼仪,诚实守信,为企业树立良好的形象。同时,加强企业在项目所在地的宣传报道,提高企业知名度,以信誉促经营,以经营促发展,实现良好的社会效益和经济效益。
5.充分发挥信访职能,确保企业得以稳定可持续发展   
项目办公室是多功能的综合办公室,党政工团的职能无所不包。在项目办公室设立群众信访办,可以及时掌握影响职工思想稳定的各种情况,听取群众的呼声。项目办公室的工作人员要学会做群众的政治思想工作,把“群众事情无小事”作为工作的出发点,主动发现问题、解决问题,使各种问题能在基层及时得到化解,让群众满意,保持企业内部稳定,确保生产经营顺利进行。
6.加快网络现代化办公系统建设,并充分发挥办公室工作的引领作用
施工企业现场通常远离企业总部,项目点多、分散,要使战略片区的各项管理工作上一个台阶,需要建设一个管理自动化的网络系统,实现战略片区办公事务处理的办公效率和实现信息的及时传输。为企业的管理提供服务。办公室工作是领导的参谋,对领导做出决策有重要的影响。办公室工作人员要扮演好参谋的角色,必须立足全局、树立中心意识,敢于积极主动的为领导出谋划策。领导做出决策要考虑的因素是多种多样的,其做出的决策也是多种多样的,既要考虑全局,也要考虑局部,既要考虑长期,也要考虑短期,因而要做好领导的参谋,办公室工作人员就必须具备高度的敏感度和思维能力,相他人所未想,根据工作中心提出及时中肯的策略,准确把握领导的思路和要求,并积极制度具有可行性的方案,为领导决策提供可靠的、可行的方针。另外,项目办公室工作人员也要在协助领导基础上做好督查工作,提升监督能力。
 
三、结语
总而言之,施工企业想要实现快速稳定发展,其关键在于提高项目管理整体水平,而项目办公室职能的强化,不仅能够进一步推动施工企业整体工作质量的提升,还能够有效提高项目整体管理水平,从而促进施工企业的健康可持续发展。施工企业项目办公室工作具有信息、协调、监督、决策参谋等综合性职能,不仅是管理工作的枢纽,同时也是政府与企业相联系的桥梁,因此,办公室工作质量直接关系着施工企业的整体管理水平。据此,施工企业必须全面加强对项目办公室工作的重视,并不断采取有效措施,提高工作效率和质量,实现企业的稳定发展。
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